Region integrerar personalsystemet med passersystemet

En av Sveriges regioner har integrerat sitt personalsystem med RCO:s passersystem. Syftet med integrationen var att minska administrationen, öka säkerheten i hanteringen av personuppgifter och att kunna genomföra förändringar i behörighet utan fördröjning. Sedan integrationen implementerades i halvårsskiftet 2020 har man inte haft några driftstörningar och tiden för att skapa behörighet för en nyanställd har förkortats markant.

Bakgrund

I personalintensiva verksamheter kan tilldelning av behörigheter i passersystemet innebära en del administration. När uppgifter dessutom ska registreras på två ställen, både i personalsystemet och i passersystemet, ökar risken för fel på grund av mänsklig faktor. Därtill minskar säkerheten då det kan ta tid innan förändringar av behörighet har införts i passersystemet.

En av Sveriges regioner har därför valt att automatisera tilldelningen av behörigheter i RCO:s passersystem RCard M5 genom att integrera det med personalsystemet.

Integrationen av systemen utvecklades av Trebor, ett företag som tillhandahåller IT-tjänster med fokus på förvaltning och infrastruktur.

Trebor utvecklade ett integrationsprogram som körs på den server som passersystemet är installerat på. Integrationsprogrammet ansluter till RCard M5 via funktionen Admin API som är en tilläggsmodul till RCard M5.

Integrationen i korthet

En gång per dygn skapas en fil i personalsystemet med de uppgifter som berör behörigheter i passersystemet. Filen hämtas krypterat via integrationsprogrammet och alla förändringar påförs direkt i passersystemet, till exempel en person som tillkommit i systemet, en person som tagits bort, förändringar av personuppgifter eller förändring av organisationstillhörighet.

När förändringarna genomförts skapas en rapport som skickas till den som är ansvarig för passersystemet, så att man hela tiden kan spåra vilka förändringar som gjorts.

Manuellt skapade poster i passersystemet kan blandas med de som skapas automatiskt. Installationsprogrammet flaggar för de automatiskt skapade posterna och påverkar aldrig de manuellt skapade posterna.

Vilket personalsystem, personalkatalog eller register man använder har ingen betydelse för den här typen av integration. Ett regelverk i integrationsprogrammet styr vilka uppgifter som ska överföras till passersystemet.

Minskad administration och ökad säkerhet

Systemintegrationen började användas vid halvårsskiftet 2020 och har sedan dess fungerat utan driftstörningar. Administrationen har minskat och säkerheten ökat:

• Tilldelning av behörighet görs automatiskt vilket sparar tid.
  
• Färre personer behöver hantera personuppgifter.
  
• Om en person tas bort eller läggs till i personalsystemet går förändringen igenom dagen efter i
• passersystemet, utan risk för fel på grund av mänsklig faktor.
  
• Programmet innehåller säkerhetsfunktioner för att förhindra felaktig borttagning av användare.

Vilka organisationer kan dra nytta av integration?

Den här typen av integration kräver både utveckling av programvara och en del manuell handpåläggning och är därför främst lönsam för medelstora och stora organisationer eller företag.

RCO erbjuder marknadens mest integrerade passersystem. Systemet kan integreras med i praktiken alla system som berör passage, tillträde och fastigheter, såsom personalsystem, schemaläggningssystem, bokningssystem, larm, brandvarning, ventilation med flera funktioner.

Du är varmt välkommen att kontakta en av våra experter för en kostnadsfri konsultation.

Läs även om hur Västerås kommun arbetar med uppgradering av passer- och säkerhetssystem eller ta del av vår guide för upphandling inom offentlig sektor.

Gemensamt för bolagen i RCO Gruppen är att de utvecklar, tillverkar och säljer tjänster och produkter inom lås- och säkerhetssystem. I nära samarbete med sina kunder, partners och användare utvecklar de framtidens lösningar för den moderna, tillgängliga och digitala fastigheten. Bolagen som ingår i gruppen är RCO Security, Dinbox och Easy Access och ägs av Novax som ingår i familjeföretaget Axel Johnson AB.