Arkivcentrum i Uppsala

Arkivcentrum i Uppsala

I Uppsala Arkivcentrum, där Landsarkivet i Uppsala, Institutet för språk och folkminnen samt Seminariet för nordisk namnforskning verkar, är säkerhetskraven höga samtidigt som verksamheterna måste vara lättillgängliga för sina många besökare. Därför sökte man en gemensam modern och flexibel säkerhetslösning. Efter sedvanlig upphandling vann ett anbud med R-CARD M5 MEGA med passersystem och larm integrerat, kombinerat med bokningssystemet Electrolux Vision och den grafiska larmpanelen R-TOUCH 50.

Vid Arkivcentrum i Uppsala arbetar cirka 80 anställda inom de tre verksamheterna som också tar emot många besökare. Man har också en del gemensamt arrangerade föreläsningar under kvällstid. På Landsarkivet i Uppsala består besökarna av cirka en tredjedel släktforskare, en tredjedel akademiska forskare och en tredjedel engångsbesökare. Anna Karin Hermodsson är Landsarkivarie vid Landsarkivet i Uppsala och säkerhetschef inom hela Riksarkivets organisation.

– Vi har en arkivlag i Sverige tillika en grundlag, Tryckfrihetsförordningen, som innebär att alla statliga myndigheter har krav på att hålla arkiv tillgänglig för alla. Vid Landsarkivet i Uppsala har vi sex hyllmil med handlingar öppna för bland annat forskningens, förvaltningens och rättsväsendets behov. De äldsta dokumenten är från 1300-talet, men huvuddelen av arkivbeståndet är från 1600-talet eller senare, säger Anna Karin Hermodsson.

Institutet för språk och folkminnen besöks av bland annat akademiker, doktorander och hembygdsforskare samt en intresserad allmänhet. Ansvarig för säkerhetsfrågorna på institutet är intendent Björn Heinrici.

– Vi har stora forskningsarkiv över dialekter, ortnamn, personnamn och folkminnen samt tusentals inspelningar. Dialektsamlingarna består av 2,8 miljoner originallappar och ortnamnsamlingarna omfattar 4,3 miljoner original, berättar Björn Heinrici.

Många falsklarm
I lokalerna finns med andra ord ovärderligt material som består av vårt gemensamma kulturarv. Kraven på säkerhet är därför höga samtidigt som miljön ska vara välkomnande för de många besökarna.

– Då vi har 1000-årsperspektiv på det vi förvarar här så krävs det en hög säkerhetsnivå. Bland de risker vi har att ta hänsyn till märks bland annat brand, inbrott och stöld men även dålig förvaring och klimatfrågor för de känsliga dokument vi förvarar, säger Anna Karin Hermodsson.

Säkerhetsansvarig på Landsarkivet i Uppsala är intendent Liss-Malin Buss.

– Det säkerhetssystem vi hade tidigare, som bestod av inbrottslarm och passersystem, var 20 år gammalt och det gav oss allt mer problem. Vi hade många falsklarm och det var svårt att felsöka på det gamla larmsystemet. Allt detta medförde stora kostnader, mycket besvär och irritation. Vi kontaktade därför de ansvariga hos våra grannar Institutet för språk och folkminnen och Seminariet för nordisk namnforskning för att höra hur de ställde sig till problemen och hur vi gemensamt kunde lösa dem. Alternativen var att antingen ta löpande höga servicekostnader eller byta till ett modernt säkerhetssystem, berättar Liss-Malin Buss.

Nytt gemensamt säkerhetssystem
De tre organisationerna beslöt att investera i ett nytt gemensamt säkerhetssystem där de var för sig skulle kunna hantera sin del.

– Vi började med en marknadsundersökning genom att åka runt och besöka olika leverantörer för att se vilka system som fanns på marknaden. Det var viktigt att systemet kunde uppfylla alla tre verksamheternas behov så att det kunde fungera utan att vi störde varandra. Ett annat krav var att vi ville ha ett öppet system för att undvika att bli beroende av bara en serviceleverantör. Vi ville också ha en kalender som liknade den vi redan hade i vårt gamla system. Samtidigt ville vi att systemet skulle vara framtidssäkrat, säger Liss-Malin Buss.

Efter marknadsinventeringen gick man våren 2013 ut i en upphandling till de säkerhetsleverantörer som hade statligt ramavtal. Totalt gällde det ett system med inbrottslarm och passersystem integrerat, överfallslarm i två expeditioner samt som börkrav bokningstavla med besökarinformation i entrén.

Tydliga gränser mellan verksamheterna
Swesafe i Uppsala vann upphandlingen med RCO:s system R-CARD M5 MEGA. Ansvarig för affären på RCO var regionansvarige Michael Rehlin.

– Jag har haft ett nära samarbete med Swesafe under hela arbetets gång, säger Michael Rehlin.

Fastigheten består av fyra sammanbyggda huskroppar och det har installerats ett 30-tal beröringsfria passerläsare och ett stort antal larmpunkter i lokalerna. Dessutom bokningstavlan Electrolux Vision i entrén samt larmpanelen R-TOUCH 50 hos såväl Landsarkivet i Uppsala som vid Institutet för språk och folkminnen. Då det tidigare varit problem med mycket felsökning valde man att dra helt nytt kablage samt även installera nya glaskrossdetektorer.

– Eftersom vi delar lokalerna med andra myndigheter måste det vara tydliga gränser. Det är dessutom uppdelat med läsare inom respektive myndighets lokaler för att avgränsa det publika utrymmet från övriga lokaler, säger Björn Heinrici.

Lättanvänd larmpanel
Entrén i Uppsala Arkivcentrum är försedd med bokningstavlan Electrolux Vision. Den används för att boka de gemensamma utrymmen som används, till exempel föreläsningssal, samlingslokaler och så vidare. På bokningstavlan ges även information till besökare, allt ifrån kommande färeläsningar och utställningar till parkeringsregler med mera.

– Vi har haft RCO:s system ett halvår nu och allt fungerar mycket bra. Personalen använder en personlig beröringsfri tag för att öppna de dörrar som ska passeras och för enklast möjliga hantering av larmet använder vi larmpanelen R-TOUCH 50 som har blivit mycket omtyckt. Personalen tycker den är lättanvänd och självinstruerande. Jag använder dessutom larmpanelen för att kontrollera händelselogg, larmlogg, koppla bort dörrar och så vidare. Det är mycket enkelt gjort med hjälp av R-TOUCH 50, säger Liss-Malin Buss och fortsätter:

– Vi är nöjda att vi i dag har en säkerhetsanläggning som helt och fullt står upp mot de krav vi har samtidigt som den är lättanvänd. Och det är väldigt skönt att nuförtiden slippa falsklarm. Jag vill samtidigt framhålla det fina samarbete vi haft med installatören Swesafe. De har gett oss bra rådgivning och varit duktiga på lösa de problem som dykt upp under resans gång.