Umeå kommun

Umeå kommun

För att höja säkerheten, sänka kostnaderna och minska administrationen satsar Umeå kommun sedan ett antal år på att ha sina skolor och lokaler nyckellösa. Efter att ha testat olika passersystem har man funnit en bra lösning med RCO, som var det fabrikat som bäst kunde integreras med deras bokningssystem.

Umeå kommun har totalt hand om cirka 800 fastighetsobjekt, allt från skolor, bostäder, bibliotek och museer till olika typer av lokaler.

– Det är en stor bredd med olika typer av lokaler, men störst är skolor. Vi har genomgående investerat i att ha en hög säkerhet och utrustar därför många av våra lokaler med bland annat passersystem, inbrottslarm, brandlarm, överfallslarm och driftlarm. Vi satsar på att i hög grad ha skolorna nyckellösa. Vi har ökade krav på tillgänglighet och att kunna använda lokaler dygnet runt och då är det smidigast med passersystem. Samtidigt är det enkelt och kostnadseffektivt att bara behöva spärra ut borttappade kort jämfört med de kostnader och problem som uppkommer med nycklar, säger Henrik Olsson, systemadministratör på Umeå kommun

3 000 läsare på två skolor
Enbart på två av de största skolorna har man låtit installera cirka 3 000 kortläsare. Förutom passerläsare till lokalerna har även eleverna här kortläsare till sina personliga skåp i skolan.

– Sedan tidigare har vi även andra passerfabrikat i våra olika fastigheter men RCO började vi med för tre år sedan. Vi utgick då från att samma kort som eleverna använder som id-kort, för att nyttja skrivare, logga in på datorn med, handla för i cafeterian och så vidare även skulle fungera som passerkort. Det skulle även kunna fungera ihop med det bokningsprogram för bokning av idrottshallar som kommunen använder. När vi började med detta projekt var det inte många fler leverantörer än RCO som hade Mifare-läsare och samtidigt fungerade inget annat fabrikat bra ihop med vårt bokningssystem, säger Henrik Olsson.

Sedan Umeå kommun började med RCO har man nu låtit installera det på 23 objekt, varav många är försedda med bokningssystemet. I och med integrationen med RCO-system så behöver de ansvariga på idrottsförvaltningen bara programmera in vilka tider som respektive kort ska gälla i det bokningssystem de är vana vid sen många år.

– Det här är verkligen ett mervärde. Vi har testat att integrera andra passersystem med bokningssystemet tidigare men det fungerade aldrig utan mycket handpåläggning från vår sida, säger Henrik Olsson.

Inbrottslarm på köpet
Umeå kommun har nu ett stort antal R-CARD M5 MEGA installerade. För en del lokaler använder man endast passersystem medan man till vissa lokaler även nyttjar det integrerade inbrottslarmet.

– Möjligheten till inbrottslarm får vi ”på köpet” och på vissa objekt är det perfekt att kunna ha allt integrerat i ett system. Vi försöker begränsa till att ha ett fabrikat av passersystem. En stor fördel med RCO är att systemet är lätt att programmera, det finns bra dokumentation och de har bra support, säger Pär Näsholm, projektledare el på Umeå kommun.

– Centralt gör vi grundprogrammering av systemet, i samband med respektive verksamhet. Sedan är det upp till verksamheten lokalt att utdela kort och behörigheter, programmera lovdagar och så vidare. Så det är många som ska klara systemet och då är det viktigt att det är enkelt att jobba med.

Mest driftstabila passagesystemet
Umeå kommun har gett ut kort till cirka 10 000 elever och anställda samt 20 000 kort till de som hyr hallar. Varje elev förbrukar i snitt tre kort, som går sönder eller tappas bort. För att förenkla hanteringen har man ett smidigt system som innebär att elever via en app i mobilen kan fotografera sig och snabbt beställa ett nytt kort.

– Det fungerar mycket bra med RCO och det är det mest driftstabila passersystem vi haft. Och det gäller att systemet fungerar. Bara när det gäller bokningar av hallar rör det sig säkert om ett par hundra bokningar varje kväll, säger Henrik Olsson och fortsätter:

– Vi har haft ett högt tempo sedan vi började vår satsning på nyckellösa lokaler och vi fortsätter med att införa det i fler lokaler. Fler och fler funktioner byggs in i passerkortet och vi vill ha ett system som enkelt skall kunna hantera helheten.